Manajemen Rapat yang Efektif

Apakah Anda Pernah mengikuti rapat? tetapi rapat yang  diselenggarakan berjalan dengan baik? Adakalanya rapat diselenggarakan dengan tidak baik, oleh karen  hal-hal kecil yang semestestinya sesuai dengan agenda yang ditetapkan, namun melebar sehingga persoalan yang seharusnya bisa diselesaikan dengan baik, malahan melebar dan kurang tepat sasaran.... Oleh karena itu perlunnya manajemen yang efektif dari rapat, dimulai dari perencanaan apa rapat yang akan dijalankan, siapa yang akan diundang, alasan mengapa rapat dilaksanakan, dimana tempat rapat dijalankan, kapan pelaksanaannya dan bagaimana melaksankan rapat. Tentunya semua itu perlu langkah yang efektif dalam menyelenggarakan rapat. Berikut ini adalah tips yang efektif: .

A. Perencanaan dan Persiapan Rapat
1. Apakah Rapat diperlukan ?

Beberapa alasan kenapa orang menyelenggarakan rapat yang semestinya
tidak diperlukan.

• Temukan apa yang terjadi
• Anda memerlukan keputusan yang cepat
• Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan
• Anda ingin melibatkan setiap orang
• Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi
• Apakah rapat koordinasi, rapat sosialisasi, rapat konsolidasi?

2. Siapa yang harus diundang?
Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :

• Perlu memberikan persetujuan
• Punya keahlian atau informasi yang diperlukan
• Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat
• Akan melaksanakan keputusan
• Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu
• Akan memberikan kontribusi olh hasilnya
• Secara langsung akan terpengaruh.

3. Informasi Latar Belakange
Temukan alasan yang tepat mengapa dilaksanakan rapat

Adakah suatu persoalan yang telah lama, atau tidak 

Adakah informasi organisasi yang terhambat?

4. Menciptakan sebuah agenda
Agenda sangat besarefektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat,
tetapi jarang digunakan secara efektif.


5. Mengantisipasi dan mencegah masalah.
Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :

• Orang-orang yang bermasalah
• Topik-topik yang sedang hangat dibicarakan di lingkungan organisasi?
• Kemungkinan kesalahan prosedur?
• Adakah Standar mutu yang telah terlewatkan atau uncontrol?

B. Agenda Rapat

Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum

rapat dimulai.

1. Menilai butir-butir agenda

• menilai Permasalahan
• menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan?
• menilai Kpentingan rapat

2. Butir-butir standar

• Notulen rapat terakhir
• Meminta maf karena tidak hadir
• Permasalahan-permasalahan
• Lain-lain
• Tangal dan waktu berikutnya
• Urutan
• Hal paling penting pertama
• Hal kurang penting pertama
• masalah-masalah rutin.

3. Penentuan waktu

• Menjaga agar rapat tetap pada jalur
• memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
• Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
• Memotivasi orang
• Ada tujuan yang dapat diselesaikan.

C. Menulis Agenda
Contoh agenda rapat
No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu
Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit

D. Memimpin Rapat
1. Merencanakan dan Persiapan
2. Membuka Rapat
3. Penyampaian agenda
4. Penyampaian butir rapat
5. Penyampaian tujuan

E. Diskusi dan Partisipasi
1. Memotivasi
2. Mendengarkan
3. Mengendalikan

F. Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan
G. Menilai Keberhasilan (menutup rapat)

H. Menilai Ulang Rapat

• Biaya Rapat
• Biaya akomodasi
• Mengambil Tanggungjawab
• Memikirkan ulang rapat
• Penyebab kegagalan rapat
• dan lain sebagainya

Lalu bagaimana supaya apa yang sudah kita bayangkan sebagai rapat yang efektif dan menyenangkan terwujud ?? Marilah kita coba melakukan beberapa hal di bawah ini : langkah berikut juga bisa diambil sebagai langkah nyata dalam kegiatan rapat.  Secara umum, rapat harus memenuhi unsur 5W + 1H, yakni :

1. Why, mengapa rapat diselenggarakan

Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang menyelenggarakan rapat, yaitu

· Ada masalah yang terjadi

· Memerlukan keputusan yang cepat

· Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan

· Ingin melibatkan setiap orang

· Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi

2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.

Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum

rapat dimulai.

a. Menilai butir-butir agenda

· Menilai permasalahan

· Menilai tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? atau memutuskan?

· Menilai kepentingan rapat

b. Butir-butir standar

· Notulen rapat terakhir

· Permasalahan-permasalahan

· Tangal dan waktu berikutnya

· Urutan

· Hal paling penting pertama

· Hal kurang penting pertama

· masalah-masalah rutin.

3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.

Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :

· Perlu memberikan persetujuan

· Punya keahlian atau informasi yang diperlukan

· Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat

· Akan melaksanakan keputusan

· Akan mendorong gagasan untuk rapat itu

· Akan memberikan kontribusi oleh hasilnya

· Secara langsung akan terpengaruh.

4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan.

· Ubah tempat pertemuan.

Dengan mengubah tempat pertemuan, secara psikologis kita memindahkan kaitan antara ruangan dan perilaku. Carilah ruangan atau lokasi yang belum pernah digunakan oleh peserta rapat, atau ruangan yang memiliki hubungan positif dengan peserta rapat.

· Bila kita tidak dapat merubah lokasi pertemuan, ubah penampilan dan lay out ruangan. Lakukan apapun yang yang dapat dikaitkan dengan ’kebiasaan’ dan bantu peserta untuk berpindah kepada ekspetasi dan perilaku baru.

· Ubah juga cara dan metode rapat . Jika tidak, para peserta akan membangun asosiasi negatif dengan lokasi atau tampilan ruangan yang telah anda buat

5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan.

· Undangan rapat (pertemuan) (pertemuan). Surat undangan pertemuan harus sudah terkirim kepada peserta rapat (pertemuan) minimal 5 hari kerja sebelum hari “H” penyelenggaraan rapat (pertemuan). Pertemuan akan lebih efisien manakala bila telah ada draf bahan rapat dapat dilampirkan dalam undangan.

· Undangan rapat (pertemuan) harus terurai materi atau daftar atau menu rapat (pertemuan) yang akan diselenggarakan dengan jumlah waktu rapat (pertemuan) yang juga ditetapkan sesuai “bobot” materi rapat (pertemuan). Jangan sampai materi yang memerlukan pembahasan 1 jam hanya disediakan waktu 30 menit yang berarti pembahasan tidak akan bisa tunttas.

· Mendisiplinkan para peserta rapat (pertemuan) untuk datang tepat waktu. Hal ini penting agar kinerja seseorang dapat dilihat dengan kasat mata tentang “disiplin waktu” di mana saja dan kapan saja.

· Rapat (pertemuan) dimulai tepat waktu, agar tercipta kebiasaan tepat waktu bagi setiap anggota rapat (pertemuan). Bila budaya saling menunggu dan kebiasaan terlambat tidak dijauhi akan terdapat pemborosan yang tidak diperlukan.

6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.

Rapat biasanya didominasi oleh diskusi, namun kita dapat merubahnya menjadi lebih menarik.

· Informasi untuk dibagi-sebisa mungkin, berikan sebelum rapat, buat lay-outnya seperti majalah dinding sehingga orang yang datang dapat membacanya sebelum rapat dimulai.

· Update tim – minta tim untuk membuat update bulanannya dengan format iklan, penuh gambar, foto dan permainan kata.

· Catatan rapat- alih-alih meminta seseorang untuk mencatat jalannya rapat dan mengirimkan rangkuman kering, anda dapat meminta peserta untuk peta pikiran (mind map) selama rapat berjalan dan di akhir rapat mengumpulkannya sebagai catatan bersama.

· Kunjungan sang ahli – buat presentasi yang diperlukan di rapat seakan-akan sang presenter adalah ahlinya. Buat sang presenter, ini tantangan yang menarik. Di akhir sesi, dapat dipastikan peserta memiliki info dan pengetahuan tambahan.