Komunikasi dalam Organisasi

A.    PENGERTIAN

Organisasi  atau  Organization atau bersumber  dari  kata kerja bahasa Latin Organizare !  to  form as or into  a  whole consisting  of  interdependent or coordinated   parts  [membentuk   sebagai   atau menjadi   keseluruhan   dari   bagian- bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi] Evert M.

Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya Communications in Organization "a stable system of individuals who work togather to achieve, through a  hierarchy of ranks and division of labour, common goals" [Suatu    sistem   yang   mapan     dari  mereka    yang   bekerja   sama    untuk   mencapai     tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas] Robert      Bonnington      dan    Berverd     E.    Needles,      Jr.  dalam     bukunya     Modern

Business : A Systems Approach

Organization   is   the   means   by   which   management   coordinates   material   and   human   resources through   the   design   of   a   formal   structure   of   tasks   and   authority [Organisasi   adalah   sarana dimana manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang]

Ditinjau dari aspek Business, organisasi adalah sarana manajemen [ditinjau dari aspek kegiatannya, bukan struktur].

"    Tujuan organisasi TIDAK MUNGKIN tercapai tanpa manajemen.

"    Manajemen   TIDAK   MUNGKIN   ada   tanpa   organisasi.   Manajemen   ada,   jika ada tujuan yang akan dicapai atau diselesaikan.

Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang   terfokus   kepada   manusia-manusia   yang   terlibat   dalam   mencapai   tujuan organisasi.

"    Bentuk komunikasi apa yang terjadi

"    Metode dan teknik apa yang dipakai

"    Media apa yang dipakai

"    Bagaimana prosesnya, dan faktor apa saja penghambatnya

Tujuan    utama   dalam   mempelajari   komunikasi    adalah   memperbaiki    organisasi.  Memperbaiki organisasi    biasanya    ditafsirkan  sebagai   “memperbaiki      hal-hal    untuk   mencapai    tujuan manajemen”.      Dengan   kata  lain,  orang  mempelajari    komunikasi   organisasi  organisasi   untuk menjadi   menajer    yang  lebih  baik.   Sebagian   penulis  berpendapat  bahwa   manajemen   adalah komunikasi.    Seringkali  teori  tradisional  dan  petunjuk   mengenai    organisasi  dan   komunikasi organisasi   ditulis   dari   suatu   perspektif   manajerial   dan   sangat   menekankan   suatu   pandangan obyektif.

Karenanya,   saya   memandang   studi   komunikasi   organisasi   sebagai   landasan   kuat   bagi   karier dalam   manajemen,   pengembangan   sumber   daya   manusia,   dan   komunikasi   perusahaan,   dan tugas-tugas lain yang berorientasikan manusia dalam organisasi.

B.     DEFINISI FUNGSIONAL KOMUNIKASI ORGANISASI

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis      antara      yang     satu    dengan       lainnya     dan     berfungsi      dalam      suatu lingkungan.

Garis yang putus- putus    melukiskan    gagasan    bahwa    hubungan-hubungan        ditentukan   secara   alami;  hubungan- hubungan   itu   juga   menunjukkan   bahwa   struktur   suatu   organisasi   bersifat   luwes   dan   mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal.

Komunikasi   organisasi   terjadi   kapan   pun,   setidak-tidaknya   satu   orang   yang   menduduki   suatu jabatan    dalam   suatu   organisasi   menafsirkan    suatu    pertunjukkan.    Karena   fokusnya    adalah komunikasi      di  antara    anggota-anggota      suatu   organisasi.    Analisi   komunikasi    organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.

C.    UNIT KOMUNIKASI

Suatu sistem didefinisikan oleh   Pool   [1973] sebagai “setiap   entitas   berkelanjutan   yang   mampu berada   dalam   dua keadaan  atau   lebih”   .   Dalam   suatu   sistem   komunikasi,  keadaan  itu   adalah hubungan   antara   orang-orang.   Dalam   suatu   sistem komunikasi  organisasi keadaan   tsb   adalah hubungan antara orang-orang dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi]  . Unit mendasar komunikasi organisasi   adalah   seseorang   dalam   suatu   jabatan.   Orang   bisa   disosialisasikan   oleh   jabatan, menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama jabatan    tsb  dipersonalisasikan,   menghasilkan     suatu   figur  atau  gambar    yang  sesuai   dengan keadaan orang tsb.

Bila kita melihat apa yang terjadi ketika seseorang terlibat dalam komunikasi, kita menemukan bahwa terdapat dua bentuk umum tindakan yang terjadi :

1.      Penciptaan   pesan   atau,   lebih   tepatnya,   penciptaan   pertunjukkan  [to  display menurut Random House Dictionary of The English Language 1987 : anda membawa sesuatu untuk diperhatikan seseorang atau orang lain; menyebarkan seseuatu sehingga sesuatu tsb dapat terlihat secara lengkap dan menyenangkan] .

2.      Penafsiran   pesan   atau   penafsiran   pertunjukkan  [to   intepret   :   menguraikan   atau memahami sesuatu dengan suatu cara tertentu].

D.    PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

1.      KOMUNIKASI INTERNAL

Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam   struktur   lengkap   yang   khas   disertai   pertukaran   gagasan   secara   horisontal   dan vertikal   di   dalam   perusahaan,   sehingga   pekerjaan   berjalan   [operasi   dan   manajemen]

Dua dimensi komunikasi internal :

a.      KOMUNIKASI VERTIKAL ! Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].

 "   Downward         Communication        !      komunikasi      atas    ke    bawah.     Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.

 "   Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.

Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi  tidak berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh terhadap operasional organisasi [perusahaan].

Organisasi terdiri atas sejumlah orang; melibatkan keadaan saling bergantung; kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi. Interaksi   antara   pimpinan   organisasi [top   manajer   dengan   middle   manager] dengan audience di luar organisasi.

Manajer = pemimpin organisasi [swasta, BUMN atau pemerintah] peranannya dapat berpengaruh terhadap internal public [karyawan] dan external public [di  luar organisasi, tetapi ada pengaruhnya]

1)      Peranan Antarpersona [Interpersonal Role]

"    Peranan Tokoh [figurhead role]

"    Peranan Pemimpin [leader role]

 "    Peranan Penghubung [liaison role]

2)      Peranan Informasional [Informational Role]

 "    Peranan Monitor [monitor role]

 "    Peranan Penyebar [disseminator role]

 "    Peranan Jurubicara [spokesman role]

3)      Peranan Memutuskan [Decisional Role]

 "    Peranan Wiraswasta [enterpreneur role]

 "    Peranan Pengendali Gangguan [distrurbance handler role]

 "    Peranan Penentu Sumber [resource allocator role]

" Peranan Perunding [negotiator role]

MODEL PROSES KOMUNIKASI ANTAR-PRIBADI

JOHARI'S WINDOW

I OPEN AREA Known by ourselves and known by others	II BLIND AREA (blindspot) Known by other, not known by ourselves
III HIDDEN AREA (Tedeng aling-aling /façade) Known by ourselves but not known by other	IV (tidak diketahui) Not known by ourselves and not known by other

                        Diketahui disri sendiri                tidak diketahui diri sendiri

Prof . Harry Ingham and Joseph Luft ., Of Human Interaction, National Press Books, Palo Alto California, 1969.

2.      KOMUNIKASI HORISONTAL  = komunikasi mendatar, antara anggota staf.

dengan   anggota   staf.     Berlangsung   tidak   formal,    lain   dengan   komunikasi vertikal yang formal.  Komunikasi      terjadi  tidak  dalam    suasana    kerja  !   employee      relation  dan sering timbul rumours, grapevine, gossip.

3.      KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

a.       KOMUNIKASI EKSTERNAL

Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi.

"    Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informatif  Majalah,  Press   release/    media   release,   Artikel   surat   kabar   atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll

 "    Komunikasi dari khalayak kepada organisasi

Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis

To meet the challenge in the workplace today requires.

Setiap staf pada bagian manapun seharusnya :

1)      Relationship Oriented ! Networking ! sinergi

2)      Service Focused ! berpikir pada pelayanan

3)      Customer Commited ! mempunyai komitmen pd pelanggan

4)      Facilitative [media saluran/pendukung]

5)      Forward Thinking ! berpikir kedepan

6)      Value Added [nilai tambah ! selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi]

7)      Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampil sebagai pemimpin]

E.     HAMBATAN KOMUNIKASI

1.      Hambatan Teknis

Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang  dengan     adanya  temuan baru  dibidang kemajuan teknologi komunikasi   dan   informasi,   sehingga   saluran   komunikasi   dapat   diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi. Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976, jenis hambatan teknis dari komunikasi :

1.      Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas

2.      Kurangnya informasi atau penjelasan

3.      Kurangnya ketrampilan membaca

4.      Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.

2.      Hambatan Semantik

Gangguan semantic menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian  atau  idea   secara secara efektif. Definisi   semantik   sebagai   studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.

Kata-kata      membantu        proses    pertukaran     timbal    balik  arti  dan    pengertian [komunikator   dan   komunikan],   tetapi   seringkali   proses   penafsirannya   keliru. TIDAK   ADANYA   hubungan   antara   Simbol   [kata]   dan   apa   yang   disimbolkan[arti   atau   penafsiran], dapat mengakibatkan  kata  yang   dipakai    ditafsirkan  sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.

Untuk menghindari  mis komunikasi semacam ini,  seorang komunikator HARUS memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.

3.      Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi  dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll.

Menurut Cruden dan Sherman :

a.       Hambatan yang  berasal dari perbedaan individual manusia.

Perbedaan   persepsi,   perbedaan   umur,   perbedaan   keadaan   emosi,   ketrampilan   mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi.

b.      Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.

Suasana   iklim  kerja  dapat  mempengaruhi  sikap  dan  perilaku  staf  dan  efektifitas  komunikasi organisasi.

Referensi :

1.      Pace R. Wayne and Faules, Don F, Komunikasi Organisasi, ROSDA, Bandung 2000

2.      Uchjana Effendi, Onong., Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya, Bandung 1992

3.      Jiwanto, Gunawan., Komunikasi dalam Organisasi, Pusat Pengembangan Manajemen & Andi Offset, Yogyakrta 1985