komunikasi organisasi dwi restu nugraheni 2A

KOMUNIKASI ORGANISASI

A.    DEFINISI FUNGSIONAL KOMNIKASI ORGANISASI

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu.

Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi.Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horisontal.

           James A.F. Stoner & Charles Wankel (1989) komunikasi ialah satu cara manusia berhubungan   yang melibatkan pengertian atau maksud, dengan syarat mereka perlu setuju dengan definisi istilah-istilah yang digunakan berdasarkan sesuatu yang simbolik seperti isyarat, huruf, nomor, dan perkataan yang melambangkan atau menyerupai ide-ide yang dapat menyampaikan maksud.

Unit Komunikasi

§  Suatu sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan yang mampu berada dalam dua keadaan atau lebih” .

§  Dalam suatu sistem komunikasi, keadaan itu adalah hubungan antara orang-orang.

§  Suatu sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan yang mampu berada dalam dua keadaan atau lebih” .

• Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan, menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang sesuai dengan keadaan orang tsb.

PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

§  Komunikasi Internal

Empat Dimensi Komunikasi organisasi

1. Downward communication Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972): 1. Metode tulisan 2. Metode lisan 3. Metode tulisan diikuti lisan 4. Metode lisan diikuti tulisan

2. Upward communication Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3. Horizontal communication Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi informasi d) Upaya pemecahan konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama

4. Interline communication Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.

§  Komunikasi Eksternal

Efektivitas komunikasi dlm organisasi dipengaruhi oleh bbrp faktor :

1.      Saluran komunikasi formal

2.      Struktur organisasi

3.      Spesialisasi jabatan

4.      Pemilikan informasi

1.      Saluran komunikasi formal (SKF)

SKF mempengaruhi efektifitas komunikasi dg 2 cara :

§  Liputan sal. Formal makin melebar sesuai dg tumbang organisasi

ex. Komunikasi  efektif sulit dicapai dlm organisasi yg besar dan cabang2nya menyebar

2.      Struktur wewenang organisasi

Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dlm organisasi akan menentukan pihak2 yang berkomunikasi dg seseorang serta isi & ketepatan komunikasi

3.      Spesialisasi jabatan

Para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dg istilah, tujuan, waktu dan gaya yang sama

Komunikasi antar kelompok yang berbeda cenderung terhambat

4.      Pemilikan informasi

Individu yang mempunyai informasi khusus dan pengetahuan ttg pekerjaan mereka

Ex. Kepala bidang perawatan, kepala tata usaha

Komunikasi dlm tim

U/ mendorong tjdnya komunikasi, pemimpin tim harus memperhatikan prinsip2 berikut :

§  Seluruh anggota tim harus bebas mengemukakan dan menjelaskan pandangan2 mereka dan harus disorong bertindak spt itu

§  Pesan baik lisan/tertulis harus jelas, bahasa mudah dimengerti

§  Komunikasi dpt berjalan bila antara komunikator dan komunikan terjadi hub yg baik

§  Perbedaan pendapat harus diarahkan pada hal yg konstruktif