komunikasi organisasi (AYU NURUL OCTAVIANA)

KOMUNIKASI ORGANISASI

A.    Pengertian

Komunikasi Organisasi adalah penafsiran pesan diantara unit – unit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hirarki antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Unit komunikasi adalah dalam sistem komunikasi keadaan tersebut adalah hubungan antara orang – orang dalam jabatan-jabatan (posisi-posisi). Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan, menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama jabatan itu dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang sesuai dengan keadaan orang tersebut.

Posisi dalam jabatan menentukan komunikasi dalam jabatan-jabatan.Komunikasi timbul apabila satu orang menciptakan pesan lalu yang lain menafsirkan, menjadi sebuah pertunjukan dan menciptakan pesan baru.

Proses Komunikasi Organisasi : Terdiri dari komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

1)      Komunikasi internal terdiri dari 3 dimensi :

1.      Komunikasi vertikal : ada hubungan timbal balik antara pimpinan dan staff maupun sebaliknya. (Two Way Traffic Communication).Bersifat Formal.

a.       Downward Communication : komunikasi atas ke bawah. Contohnya : pimpinan memberikan instruksi,petunjuk,informasi,penjelasan,perintah,pengumuman,rapat.

b.      Upward Communication : komunikasi bawah ke atas. Contohnya : staf memberikan laporan,saran,pengaduan,kritikan.

2.      Komunikasi Horisontal : komunikasi mendatar,komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja. Bersifat tidak formal : Employee relation dan sering timbul rumours (pembicaraan yang lebih banyak faktanya), grapevine (komunikasi acak-acakan),gossip.

3.      Komunikasi Diagonal (Cross Comunication) : komunikasi antara pimpinan seksi atau bagian lain dengan pegawai seksi atau bagian lain.

2)      Komunikasi Eksternal : komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif. Wujudnya berupa majalah,press release atau media release,artikel,surat kabar atau majalah,pidato,brosur,poster.

B.     Komunikasi Kolaboratif Dalam Organisasi Bisnis

Setiap staff pada bagian manapun seharusnya :

1.      Relationship Oriented : Networking, sinergi

2.       Service Focused : berpikir pada pelayanan

3.      Customer Commited : mempunyai komitmen pada pelanggan

4.      Facilitative (media saluran atau pendukung)

5.      Forward Thinking : berpikir kedepan

6.      Value Added (nilai tambah : selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi)

7.      Team Driven (serba tim) and leaders (mampu tampil sebagai pemimpin)

C.     Faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi dalam organisasi :

1.      Saluran komunikasi formal (SKF)

SKF mempengaruhi efektifitas komunikasi dengan 2 cara :

a.       Liputan saluran Formal makin melebar sesuai dg tumbang organisasi.

Cth : Komunikasi  efektif sulit dicapai dalam organisasi yg besar dan cabang-cabangnya menyebar.

b.      SKF dapat menghambat aliran informasi antar tingkat organisasi.

Cth : Penyampaian informasi dari tingkat bawah dapat disampaikan pada petugas diatasnya, tidak selalu langsung pada manager atau direktur.

2.      Struktur organisasi

Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi & ketepatan komunikasi

3.      Spesialisasi jabatan

a.       Para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, waktu dan gaya yang sama

b.      Komunikasi antar kelompok yang berbeda cenderung terhambat

4.      Pemilikan informasi

Individu yang mempunyai informasi khusus dan pengetahuan tentang pekerjaan mereka

Cth : Kepala bidang perawatan, kepala tata usaha

D.    Komunikasi dalam Tim

Untuk mendorong terjadinya komunikasi, pemimpin tim harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut :

1.      Seluruh anggota tim harus bebas mengemukakan dan menjelaskan pandangan-pandangan  mereka dan harus didorong bertindak seperti itu.

2.      Pesan baik lisan maupun tertulis harus jelas, bahasa mudah dimengerti

3.      Komunikasi dapat berjalan bila antara komunikator dan komunikan terjadi hubungan yg baik

4.      Perbedaan pendapat harus diarahkan pada hal yang konstruktif

 KOMUNIKASI ORGANISASI

A.    Pengertian

Komunikasi Organisasi adalah penafsiran pesan diantara unit – unit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hirarki antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Unit komunikasi adalah dalam sistem komunikasi keadaan tersebut adalah hubungan antara orang – orang dalam jabatan-jabatan (posisi-posisi). Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan, menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama jabatan itu dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang sesuai dengan keadaan orang tersebut.

Posisi dalam jabatan menentukan komunikasi dalam jabatan-jabatan.Komunikasi timbul apabila satu orang menciptakan pesan lalu yang lain menafsirkan, menjadi sebuah pertunjukan dan menciptakan pesan baru.

Proses Komunikasi Organisasi : Terdiri dari komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

1)      Komunikasi internal terdiri dari 3 dimensi :

1.      Komunikasi vertikal : ada hubungan timbal balik antara pimpinan dan staff maupun sebaliknya. (Two Way Traffic Communication).Bersifat Formal.

a.       Downward Communication : komunikasi atas ke bawah. Contohnya : pimpinan memberikan instruksi,petunjuk,informasi,penjelasan,perintah,pengumuman,rapat.

b.      Upward Communication : komunikasi bawah ke atas. Contohnya : staf memberikan laporan,saran,pengaduan,kritikan.

2.      Komunikasi Horisontal : komunikasi mendatar,komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja. Bersifat tidak formal : Employee relation dan sering timbul rumours (pembicaraan yang lebih banyak faktanya), grapevine (komunikasi acak-acakan),gossip.

3.      Komunikasi Diagonal (Cross Comunication) : komunikasi antara pimpinan seksi atau bagian lain dengan pegawai seksi atau bagian lain.

2)      Komunikasi Eksternal : komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif. Wujudnya berupa majalah,press release atau media release,artikel,surat kabar atau majalah,pidato,brosur,poster.

B.     Komunikasi Kolaboratif Dalam Organisasi Bisnis

Setiap staff pada bagian manapun seharusnya :

1.      Relationship Oriented : Networking, sinergi

2.       Service Focused : berpikir pada pelayanan

3.      Customer Commited : mempunyai komitmen pada pelanggan

4.      Facilitative (media saluran atau pendukung)

5.      Forward Thinking : berpikir kedepan

6.      Value Added (nilai tambah : selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi)

7.      Team Driven (serba tim) and leaders (mampu tampil sebagai pemimpin)

C.     Faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi dalam organisasi :

1.      Saluran komunikasi formal (SKF)

SKF mempengaruhi efektifitas komunikasi dengan 2 cara :

a.       Liputan saluran Formal makin melebar sesuai dg tumbang organisasi.

Cth : Komunikasi  efektif sulit dicapai dalam organisasi yg besar dan cabang-cabangnya menyebar.

b.      SKF dapat menghambat aliran informasi antar tingkat organisasi.

Cth : Penyampaian informasi dari tingkat bawah dapat disampaikan pada petugas diatasnya, tidak selalu langsung pada manager atau direktur.

2.      Struktur organisasi

Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi & ketepatan komunikasi

3.      Spesialisasi jabatan

a.       Para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, waktu dan gaya yang sama

b.      Komunikasi antar kelompok yang berbeda cenderung terhambat

4.      Pemilikan informasi

Individu yang mempunyai informasi khusus dan pengetahuan tentang pekerjaan mereka

Cth : Kepala bidang perawatan, kepala tata usaha

D.    Komunikasi dalam Tim

Untuk mendorong terjadinya komunikasi, pemimpin tim harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut :

1.      Seluruh anggota tim harus bebas mengemukakan dan menjelaskan pandangan-pandangan  mereka dan harus didorong bertindak seperti itu.

2.      Pesan baik lisan maupun tertulis harus jelas, bahasa mudah dimengerti

3.      Komunikasi dapat berjalan bila antara komunikator dan komunikan terjadi hubungan yg baik

4.      Perbedaan pendapat harus diarahkan pada hal yang konstruktif